Document Management System
(Sistem de Management al Documentelor)

Pentru eficientizarea activitatilor din cadrul companiei este important ca lucrul cu documentele si informatiile sa fie rapid, predictibil si sigur. In acest fel se imbunatatesc considerabil fluxurile de activitati, se reduc costurile de manipulare a informatiei, se realizeaza o trasabilitate corecta a documentelor, se obtine o structurare mai buna a informatiei oferind managementului un control mai bun al proceselor.

Un Sistem de Management al Documentelor (cunoscut si sub denumirea Document Management System) este un sistem informatic (sau un set de aplicatii software) care furnizeaza, de regula, capacitatea de stocare, versionare, metadate, securitate, indexare si de regasire rapida a documentelor.

Sistemele de Management al Documentelor si arhivare electronica asigura:

• trasabilitatea documentelor si versionarea acestora;
• stocarea centralizata a documentele electronice;
• backup unitar pentru toate documentele;
• modelarea/controlul/monitorizarea fluxurilor de documente in cadrul organizatiei;
• arhivarea electronica a documentelor.

Avantajele implementarii unui
Sistem de Management al Documentelor

control sporit al activitatilor din organizatie - oferind suport managementului pentru deciziile interne si de business.

imbunatatirea coloborarii intre departamentele organizatiei - prin transfer intern de informatie, cunostinte, idei; automatizarea anumitor activitati in scopul reducerii timpului alocat acestora; regasirea rapida a informatiilor.

reducerea costurilor de functionare - prin reducerea timpilor de aprobare/avizare a unor solicitari interne; de cautare a documentelor; de raportare si prin reducerea costurilor de stocare.

imbunatatirea calitatii serviciilor - prin livrarea documentelor necesare la momentul specificat de timp.

reducerea birocratiei din cadrul organizatiei/imbunatatirea relatiilor cu clientii - posibilitatea de a raspunde mai rapid clientilor (documentele fiind disponibile imediat).

siguranta sporita a datelor - utilizatorii autorizati putand accesa documente specifice numai pentru actiuni specifice, la care se adauga posibilitatea de arhivare electronica a informatiei.

integrat nativ cu module net.ERP.