Arhivare electronica
In conditiile in care compania se confrunta cu un volum mare de documente, a caror gestionare devine din ce in ce mai greu de realizat, trebuie gasita o solutie eficienta a carei implementare poate eficientiza desfasurarea activitatilor zilnice, reducand timpii utilizati pentru cautarea diferitelor documente in dosarele din companie.
Cautarea documentelor se va face dupa criterii multiple, astfel incat intervalul de timp utilizat pentru gasirea lor sa fie cat mai scurt cu putinta.
Arhiva electronica reprezinta un sistem de administrare a documentelor electronice destinat receptiei, clasarii, utilizarii si selectionarii documentelor in forma electronica.
Functionalitati:
- evidenta de auditare - ansamblu de informatii privind operatiuni sau orice alte activitati care au afectat sau modificat documentul, culese cu suficiente detalii astfel incat sa permita reconstituirea unei activitati anterioare;
- nomenclator arhivistic - lista structurata, alcatuita din schema de clasare, termenele de pastrare corespunzatoare categoriilor de documente din schema de clasare si actiunile de dispozitie asupra documentelor dintr-un sistem de administrare a documentelor electronice;
- asigura mijloacele de control si de securitate a documentelor si a bazei de date;
- mentine integritatea interna, functionarea si coerenta sistemului si a bazei de date;
- asigura conservarea pe termen nelimitat a documentelor cu caracter permanent si eliminarea definitiva a celor cu termen de pastrare expirat, potrivit nomenclatorului arhivistic, cu exceptia situatiilor prevazute de lege;
- asigura procesele de introducere a documentelor in sistemul de administrare;
- asigura accesul la documentele stocate in arhiva, cu respectarea regimului de acces;
- asigura functiile de cautare/administrare/stergere a documentelor, garantandu-se controlul operatiunilor in vederea inlaturarii riscului accesului neautorizat;
- documentele arhivate in forma electronica vor fi cuprinse in nomenclatorul arhivistic al organizatiei.
Obiective:
- imbunatatirea productivitatii si reducerea costurilor prin eliminarea sau minimizarea timpilor necesari regasirii/refacerii/multiplicarii/transportului documentelor;
- imbunatatirea securitatii prin controlul accesului la informatiile critice si reducerea riscului pierderii informatiilor;
- constituirea si utilizarea in comun a colectiilor de informatii de interes general;
- imbunatatirea actiunilor angajatilor prin furnizarea unor instrumente de acces simultan la date, prin intermediul retelelor locale.
