Fluxuri de activitati
Prin flux de activitati (workflow) se intelege automatizarea proceselor de business, in care documentele, informatiile si sarcinile sunt trecute de la un participant la altul pentru indeplinirea unor actiuni, in concordanta cu un set de reguli procedurale predefinite.
Pentru o adaptare cat mai buna este necesara o analiza a fluxului de date pentru identificarea traseelor parcurse de documente. Aceste trasee se numesc fluxuri de activitati (workflow) si pot fi reprezentate grafic.
Odata introduse fluxurile de activitati, documentele si sarcinile (taskurile) vor urma aceste trasee prestabilite, putand fi urmarita evolutia acestora in timp real de catre utilizatori.
Functionalitati:
- definirea si intretinerea facila de catre administrator a fluxurilor de lucru;
- definirea fluxurilor secventiale si paralele, pe toate nivelele din organigrama;
- tipuri de pasi flux: Aprobare/Atribuire/Informare (luat la cunostinta);
- respingerea/intoarcerea documentului la orice pas din cei anteriori;
- notificari/alerte pe email la nivel de flux si la nivel de pas flux;
- drepturi de executie a fluxurilor;
- mutarea automata a documentelor in zone de documente;
- auditul executarii pasilor de flux;
- termen limita pentru executia fluxurilor si a pasilor de flux;
- mesaje pe fiecare pas, intre utilizatori, aferente documentului;
- instant messaging - comunicare in timp real intre utilizatori;
- delegarea atributiilor (se pot delega atributii pe fluxuri);
- panou de control grafic - DASHBOARD - pentru monitorizarea fluxurilor: fluxuri active, fluxuri incheiate, documente respinse, pe utilizator, pe companie, documente expirate;
- inbox utilizator - catalogare fluxuri in functie de tip.
Avantaje:
- eficienta sporita - automatizarea proceselor are drept consecinte eliminarea multor pasi inutili si fluidizarea informatiilor;
- controlul proceselor - standardizarea metodelor de lucru si posibilitatea verificarii acÅĢiunilor intreprinse de-a lungul intregului proces ofera un control mai bun al acestuia;
- relatiile cu clientii - circulatia facila a datelor permite reducerea timpului de reactie in ceea ce priveste nevoile clientilor;
- flexibilitatea - aplicatiile pot fi adaptate schimbarilor intervenite pe parcurs prin remodelarea fluxului de lucru;
- procesul decizional - folosirea fluxurilor creeaza un mediu colaborativ de lucru, ceea ce faciliteaza luarea deciziilor optime intr-un timp scurt;
- claritatea - utilizarea unor pasi bine definiti in cadrul proceselor elimina timpii pierduti si neclaritatile din cadrul sistemului.
