Gestiune documente
Modulul Gestiune documente permite inregistrarea documentelor in sistem, atat a celor generate in interiorul organizatiei, cat si a documentelor externe, primite de la persoane sau institutii, precum si alocarea automata a numerelor de inregistrare generate din modulul Registratura.
Caracteristici
- adaugarea de documente in sistem.
- integrarea - modulul se integreaza cu alte sisteme software existente, astfel incat utilizatorii sa isi poata regasi documentele direct din containerul de documente.
- scanarea - implica in general procesarea documentelor de pe hartie, utilizand scannere sau imprimante multifunctionale. Adeseori este utilizata recunoasterea optica a caracterelor - OCR - pentru conversia imaginilor in text.
- metadatele - se refera la procesul de definire a unor atribute ale documentului. Aceste atribute vor fi stocate in baza de date si vor fi utilizate pentru regasirea documentului.
- indexarea - utilizarea indecsilor si a unei baze de date capabile sa gestioneze indecsi de dimensiuni mari este esentiala in regasirea rapida a documentelor. Indexarea este realizata in special pentru a sustine si suporta cautarile rapide de documente si trebuie realizata dupa criteriile de cautare.
- stocarea documentelor in format electronic - prin natura lor, sistemele de management al documentelor utilizeaza capacitati de stocare mari si foarte mari, si utilizeaza sisteme de baze de date capabile sa gestioneze un volum mare de date. Stocarea centralizata a documentelor asigura si un back-up unitar al tuturor documentelor gestionate de sistem.
- controlul managementului de documente - este reprezentat de procesul de definire a diverselor tipuri de acces pentru diversi utilizatori.
- cautarea si accesul documentelor - procesul de regasire a documentelor ce indeplinesc anumite criterii.
